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Proyecto de digitalización de archivos – reporte de progreso

Carlos A. Morales Molina, miembro ANCG

Una brillante mañana de Enero, nuestra colega de la ANCG y representante en Nicaragua de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días (i.e., la iglesia Mormona), la hermana Betty Castro, se prestó amablemente a acompañarme a las oficinas de la diócesis de Granada. Allí, con la valiosa cooperación del señor obispo Hombach, el señor Job Nicaragua Morales de la iglesia Mormona (que por razones propias de esa institución tiene amplia experiencia en estas actividades), está llevando a cabo el proceso de copiar y digitalizar los documentos parroquiales de Granada, que datan desde principios del siglo XIX. Este proyecto es uno de los principales objetivos y logros de nuestra academia, y se estima que la etapa inicial –la copia y preservación digital de documentos originales- tendrá una duración de unos 10 años. Se espera que durante ese período se puedan digitalizar los registros parroquiales de toda Nicaragua.

Por el momento, se han obtenido autorizaciones de las parroquias de: Granada, Boaco, Rivas, Nandaime y la Isla de Ometepe, y los registros civiles del municipio de Managua. Ya se iniciaron las actividades de digitalización de los viejos documentos en: Managua, donde se comenzó el proyecto el 25 de enero de 2006, seguido por Granada (31 de octubre de 2006) y Somotillo (8 de Noviembre de 2006). El proceso ha sido recientemente extendido a Nandaime, y se está esperando la autorización del señor obispo Bosco Vivas para empezar a archivar digitalmente los registros parroquiales de León, considerados los más importantes de Nicaragua. Desgraciadamente, por reglamentaciones parroquiales, y por razones de responsabilidad legal, no se pueden sacar los registros de las iglesias u oficinas parroquiales a un lugar central, por lo tanto, es necesario movilizar todo el equipo a cada parroquia y permanecer allí hasta terminar el trabajo. Según la cantidad de documentos en cada lugar, esto puede durar unas cuantas semanas, o muchos meses.

          Ésta es una página de un registro: escrito a mano o, como en este caso, a máquina, y empastado en forma de libro:

¿Por qué está la Academia tan interesada en este proyecto?

Los registros parroquiales son con frecuencia los únicos que existen de las familias en Nicaragua, pues debido a guerras y desastres naturales, de los que nuestro país sufre con regularidad, y las costumbres y tradiciones populares, los registros civiles muchas veces no existen. Y aún cuando éstos últimos existan es muy valioso tener una fuente alterna para corroborar la información, ya que muchas veces hay errores u omisiones en los unos o en los otros. Y cuando se observan las condiciones en que están los documentos es fácil comprender que el tiempo disponible para salvar estas fuentes originales es bastante limitado, pues los documentos más antiguos se están deteriorando aceleradamente. No sólo el papel, que se descolora y se vuelve tostado con el tiempo, sino también la tinta en que fueron escritos, y la empastadura, de tal manera que se están volviendo ilegibles (ver fotos).

¿Qué es lo que se está digitalizando?

Principalmente, los registros de nacimientos, matrimonios y, siempre que sea posible, de defunciones. En Managua ya se han registrado los nacimientos del período 1879-1976, y matrimonios de 1879-2001, o 120,000 imágenes, para un gran total de 306,000 imágenes, con 6,000 imágenes en sólo la primera semana de 2007. Cada página que se copia contiene un promedio de 2-3 registros en el caso de nacimientos, o 1 registro para matrimonios o defunciones. No se tienen los números exactos para Granada todavía. Aunque se nos informó que esos datos se reportarán muy pronto.

El proceso básicamente consiste en fotografiar las dos páginas del libro de registro en una sola imagen y archivarla digitalmente en el disco duro de una computadora. En esta fase no se les da ningún tratamiento a las imágenes. Así es posible copiar un poco más de 60 páginas por hora. El operador, usando protectores de latex en los dedos para proteger el papel de los aceites y la humedad de la piel, coloca el libro abierto sobre una plataforma a unas 18 pulgadas debajo de la cámara, y de fuertes luces para capturar el mejor detalle posible. Los libros tienen que ser protegidos para que la empastadura no se dañe más de lo que ya está.

Una vez grabado, cada libro ocupa aproximadamente 3.5 GB de memoria en la computadora. Esta cantidad puede variar, dependiendo del tipo de registro y de otros factores. Cuando se tienen suficientes imágenes, se copian a discos duros removibles Iomega, con capacidad de 35 GB cada uno. Estos discos se envían a la Ciudad del Lago Salado, donde la Sociedad Genealógica de Utah (SGU) se encarga de organizar la información (elaboración de índices, no organización del contenido) y de copiarlos a discos compactos (CDs). Estos CDs se entregarán a las distintas parroquias para su uso, según se estipula en los arreglos que se han hecho con las autoridades diocesanas. Por ahora, no se está haciendo ninguna transcripción de los registros por parte de las parroquias ni de la SGU. Eso será una etapa posterior, aunque no habría que esperar diez años para iniciarla, pues ya hay bastante material para trabajar. A más corto plazo, la SGU se propone poner esos registros en el Internet, donde podrán ser usados por cualquier persona interesada, de manera gratuita. Con ese propósito, las imágenes serán editadas digitalmente para mejorar su legibilidad.

Los operarios que se encargan de la labor de fotografía y grabación, como el Sr. Morales (en las fotos arriba), fueron entrenados en México por el Family Search Department (Departamento de Búsqueda Familiar) de la Sociedad Genealógica de Utah. A medida que se agreguen otras parroquias, especialmente la de León, es posible que la SGU pueda agregar otros equipos u operarios.

Uno de los principales problemas que inciden sobre la eficiencia y por tanto, la rapidez, del proceso es la falta de organización de los libros y documentos a copiar. En Granada esto no es un gran problema, pues los archivos están relativamente bien ordenados y accesibles (ver foto). Pero eso no se puede decir de otros lugares. La Academia está considerando pagar a individuos entrenados para pre-ordenar los libros, y así no usar el valioso tiempo del operario en esta labor menos especializada.

Seguramente aparecerán muchos otros obstáculos en el futuro, pero no se puede negar el entusiasmo de los miembros directivos de la ANCG y de todas aquellas personas involucradas en este proyecto de tan gran trascendencia, no sólo académica, sino para los estudiosos de la historia de nuestro pueblo. Y es admirable que una organización con la experiencia y medios de la Iglesia Mormona haya ofrecido sus recursos técnicos y financieros para ayudar a llevarlo a cabo. Les debemos una deuda de gratitud.